Comparteix sense caos
Decideix qui hi entra, què pot fer i si l'enllaç es pot reenviar.
Compartir bé no és enviar un enllaç: és decidir qui pot fer què.
Has preparat un pressupost i vols que una companya el revisi sense canviar els imports. Al Drive, fes clic dret al fitxer → Comparteix → Comparteix. Escriu la seva adreça, tria Comentador al desplegable i clica Envia. Després torna a obrir Comparteix i revisa l'accés general.
On es tria el rol d’una persona?
Després d’afegir l’adreça, obre el desplegable que diu Editor.
Passos en text i informació del vídeo
- Després d’afegir l’adreça, obre el desplegable que diu Editor.
- Viewer = Lector. Commenter = Comentador. Editor = Editor. Per recollir opinions, tria Comentador.
Fragment ampliat i alentit d’una animació de l’ajuda de Google. Mostra el menú de rols; no arriba a seleccionar-ne cap ni a enviar. Ignora «Add expiration»: la caducitat depèn del pla i no cal per a aquesta pràctica.
Lector → perquè el client el consulti.
Comentador → perquè la companya hi deixi observacions.
Editor → perquè algú canviï el document; per defecte també el pot compartir.
Restringit: l'enllaç només funciona per a qui ja té accés, també a través d'una carpeta o un grup. Tothom que tingui l'enllaç: pot entrar-hi qui el rebi reenviat. Per a aquest pressupost, mantén Restringit.
crea un document de prova. Comparteix-lo amb una persona com a Comentador i deixa l'accés general en Restringit. Torna a obrir Comparteix i comprova les dues decisions.
Si vols anar més enllà
A la configuració de la finestra de compartir, la persona propietària pot impedir que els editors canviïn permisos o tornin a compartir, i pot limitar la baixada, la impressió o la còpia per a lectors i comentadors. Fes servir aquests controls quan el document contingui informació sensible. I si algú només el vol veure en una altra carpeta, afegeix-hi una drecera en lloc de crear-ne una còpia.
Si el fitxer és dins d'una carpeta compartida, hereta els seus permisos: posar Restringit no treu l'accés a qui el té per la carpeta. Revisa també aquesta carpeta. L'administrador pot limitar compartir fora de l'empresa. Els controls de baixada o còpia no impedeixen que algú faci una captura de pantalla.